Cómo reducir los costos de impresión en tu empresa: 8 estrategias probadas
La impresión es el tercer mayor gasto de oficina en la mayoría de empresas peruanas, después del alquiler y el personal. Sin embargo, es también el más fácil de optimizar. Estas 8 estrategias pueden reducir tu costo de impresión entre 25% y 40% en 30 días.
1. Activa la impresión doble cara por defecto
La impresión a doble cara (dúplex) reduce el consumo de papel a la mitad. Es el cambio más sencillo y de mayor impacto. Una empresa que imprime 10,000 hojas al mes puede ahorrar S/ 150 en papel solo con este cambio.
2. Establece cuotas de impresión por usuario
Los sistemas de gestión de impresión (software de seguimiento) permiten asignar límites de páginas por empleado o departamento. Cuando las personas saben que tienen un límite, imprimen solo lo necesario.
3. Consolida equipos: menos impresoras, mejor gestionadas
Tener muchas impresoras individuales (inyección de tinta) es más caro que una fotocopiadora multifuncional centralizada. El costo por página en impresoras de escritorio puede ser hasta 5 veces mayor que en equipos corporativos.
4. Prioriza el escaneo sobre la copia física
Si copias documentos para archivarlos, considera escanearlos y guardarlos en la nube o en tu servidor. Elimina copias de documentos que solo se guardan "por si acaso".
5. Usa tóner original o certificado
El tóner genérico parece más barato, pero rinde menos páginas y puede dañar los tambores del equipo. En contrato de alquiler con ADF SAC, el tóner ya está incluido y es siempre original.
6. Negocia el CPC correcto según tu volumen real
Muchas empresas pagan por volúmenes de copia que no usan. Analiza tus impresiones de los últimos 3 meses y negocia el contrato sobre esa base real.
7. Implementa impresión segura (pull print)
Con la impresión segura, el documento no se imprime hasta que el empleado esté físicamente frente al equipo y lo autorice. Elimina impresiones olvidadas y documentos confidenciales abandonados en la bandeja.
8. Audita tu flota periódicamente
Cada 6 meses, revisa qué equipos se usan más, cuáles están infrautilizados y si tu volumen ha cambiado. Ajustar el contrato según el uso real puede generar ahorros significativos.
¿Cuánto podría ahorrar tu empresa?
Una empresa que implementa todas estas estrategias con el respaldo de ADF SAC puede pasar de un CPC de S/ 0.06 a S/ 0.025 por página. En 10,000 páginas mensuales, eso son S/ 4,200 de ahorro al año.
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