¿Cuántas copias hace una empresa al mes? Cómo calcular tu necesidad
Saber cuántas copias hace tu empresa al mes es fundamental para elegir el equipo correcto y negociar el contrato de alquiler adecuado. Contratar por encima de tu volumen real es dinero perdido; contratar por debajo puede generar sobrecargos.
Referencia de volumen por tamaño de empresa
| Tamaño de empresa | Empleados | Volumen mensual estimado |
|---|---|---|
| Microempresa | 1-5 | 500 – 2,000 páginas |
| Pequeña empresa | 6-20 | 2,000 – 8,000 páginas |
| Mediana empresa | 21-100 | 8,000 – 40,000 páginas |
| Gran empresa | 100+ | 40,000 – 200,000+ páginas |
Cómo calcular tu volumen exacto
Método 1: contador del equipo actual
Si ya tienes una fotocopiadora o impresora, revisa el contador de páginas en el menú del equipo o en el reporte de estado. Compara el contador actual con el del mes anterior.
Método 2: inventario de papel
Cuenta cuántos paquetes de papel de 500 hojas usas al mes. Ese número multiplicado por 500 (ajustado por impresiones a doble cara) te da el volumen aproximado.
Método 3: estimación por departamento
Pregunta a cada área cuántos documentos imprimen al día en promedio. Suma y multiplica por 22 días hábiles.
Factores que aumentan el volumen
- Reportes de fin de mes (aumento de 30-50% en últimos días)
- Temporada de licitaciones o propuestas
- Inicio de año escolar (si eres institución educativa)
- Auditorías internas o externas
¿Qué pasa si contratas el volumen incorrecto?
- Volumen contratado > real: Pagas por copias que no usas cada mes
- Volumen contratado < real: El exceso se cobra a CPC más alto o puede generar conflictos contractuales
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